Si tu organización paga (o está a punto de pagar) almacenamiento adicional de SharePoint Online, lo más probable es que una parte relevante de esa cuota no sean documentos de trabajo: son versiones antiguas, papeleras que aún computan, duplicados y archivos que nunca debieron vivir en SharePoint. En esta guía explicamos exactamente cómo lo detectamos y lo liberamos — con el detalle de arquitectura que pide un administrador de sistemas y el análisis de coste que pide un analista financiero — y por qué nuestro modelo es distinto: solo cobramos por los GB liberados, verificados con la métrica oficial de Microsoft.
El problema, en dos idiomas
Para IT: la cuota del tenant se consume en capas que el explorador de archivos no muestra: el historial de versiones (hasta 500 por archivo por defecto), las papeleras de sitio y de segunda etapa (93 días computando contra cuota), y binarios pesados — ISOs, backups, logs, exportaciones — subidos a bibliotecas como si fueran un recurso compartido más.
Para Finanzas: cada TB adicional de SharePoint es un OPEX recurrente (~0,19 €/GB/mes de orden de magnitud según lista pública) que se renueva mes a mes de forma indefinida. Reducir la cuota ocupada no es un ahorro puntual: es cost avoidance que se repite en cada ciclo de facturación de Microsoft 365.
Dónde se esconde el espacio: el caso del versionado
El versionado es, con frecuencia, el mayor consumidor invisible. SharePoint Online guarda por defecto hasta 500 versiones de cada archivo, y cada versión computa contra la cuota:
Nuestro método, paso a paso
1. Análisis gratuito, de solo lectura, sin instalar nada
Registramos una aplicación en Microsoft Entra ID con permisos de aplicación de solo lectura (Sites.Read.All, flujo client credentials con certificado). El administrador concede el consent en 2 minutos, sin agentes ni cambios de infraestructura. El motor enumera todos los sites vía GET /sites/getAllSites y recorre recursivamente los driveItems de cada drive, respetando el throttling de Graph (respuestas 429 con Retry-After). Un tenant de varios TB se inventaría en horas, no en semanas.
2. Informe con números concretos (en menos de 24 horas)
Recibes un mapa de tu almacenamiento al estilo de un analizador de particiones: GB por site, por extensión y por antigüedad; el top de archivos más grandes del tenant; el peso oculto del versionado y de las papeleras; y los duplicados detectados por huella quickXorHash (que Graph expone por archivo, sin descargar contenido). Todo traducido a su equivalente en euros al año. Nunca prometemos porcentajes de ahorro antes de analizar: te enseñamos tus datos reales.
3. Tú apruebas, nosotros ejecutamos
Con el informe delante, marcas qué acciones ejecutar. Nada se toca sin aprobación explícita, y cada acción queda en un log de auditoría con quién la aprobó y cuántos bytes liberó. Las acciones típicas:
- Recorte de versiones: política de retención de N versiones recientes; suele ser donde más espacio se recupera.
- Vaciado de papeleras: papelera de sitio y de segunda etapa, en todos los sites — lo eliminado computa contra la cuota hasta 93 días.
- Limpieza de archivos grandes: compresión o eliminación de ISOs, logs y exportaciones que marques.
- Archivado frío: lo que hay que conservar pero no consultar se migra a Azure Blob Storage (tiers cool/archive) en tu propia suscripción, con verificación de integridad antes de retirar el original.
4. Red de seguridad: nada es irreversible
Todo lo eliminado pasa primero por la papelera (recuperable 93 días) o se copia previamente a un almacenamiento tuyo. Jamás hacemos un borrado definitivo sin una de esas dos garantías.
5. Medición con la métrica oficial de Microsoft
La clave del modelo: capturamos la cuota de almacenamiento que reporta Microsoft antes y después de la limpieza. La diferencia son los GB realmente liberados, y sobre esa cifra — la oficial, no un conteo nuestro — se calcula la factura. Sin letra pequeña ni disputas posibles.
El análisis financiero: coste por GB y ROI
Para el analista financiero, la decisión se reduce a dos gráficos. El primero, el coste unitario de cada tier de almacenamiento:
El segundo, el coste acumulado a 36 meses de las dos alternativas: seguir pagando 1 TB de add-on o liberarlo una sola vez con un fee por resultado:
La lectura financiera es directa: el fee es un coste puntual que se amortiza en unos meses, mientras que el add-on es un gasto recurrente indefinido. Y los números finales no salen de una promesa comercial, sino del informe con los datos reales de tu tenant.
Pago por resultado: si no liberamos, no pagas nada
El análisis y el informe son gratuitos. Solo facturamos por los GB efectivamente liberados — 0,75 €/GB, mínimo 300 € por proyecto — verificados con la métrica oficial de Microsoft. Para que el problema no vuelva, ofrecemos un plan de mantenimiento mensual desde 75 €/mes con re-escaneos incrementales (Graph delta API), alertas de crecimiento por site e informes comparativos.
El catálogo completo de acciones — versionado, papeleras, archivos grandes, duplicados, archivado frío y gobernanza — está descrito en detalle en nuestra página de soluciones para liberar espacio en SharePoint.
Preguntas frecuentes
¿Necesito instalar algo en mis servidores?
No. Todo funciona contra las APIs cloud de Microsoft (Graph). Solo se requiere un admin consent en Entra ID, con permisos de solo lectura para el análisis.
¿Cuánto tarda el análisis?
En tenants de varios TB, el escaneo completo tarda horas y el informe está disponible en menos de 24 horas desde el consent.
¿Qué pasa si borráis algo que necesito?
Es recuperable: todo lo eliminado pasa por la papelera de SharePoint (93 días) o se copia previamente a un almacenamiento tuyo. Además, nada se ejecuta sin tu aprobación explícita y todo queda auditado.
¿Sobre qué cifra se calcula la factura?
Sobre la diferencia de cuota oficial reportada por Microsoft antes y después de la limpieza. Nunca sobre conteos propios.
¿Quieres saber cuánto espacio puedes recuperar?
El primer paso no cuesta nada: un análisis de solo lectura que muestra exactamente qué está llenando tu SharePoint y cuántos euros al año representa.